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(DES) ORGANIGRAMA PyME

(DES) ORGANIGRAMA PyME
abril 25
15:09 2018

Por Julián González

Mi propia experiencia cotidiana con clientes me enseña que son moneda corriente las PyMES que parecen funcionar de manera organizada, y que no es necesario gastar mucho tiempo para comprender el porqué: la gran mayoría creen tener un organigrama cuando en verdad sólo tienen una estructura de organización, que de tal, tan solo tiene la forma (suele ocurrir que el organigrama nunca fue presentado siquiera), o lo que es todavía más común: el organigrama no existe ni ha existido nunca. Identifico a estas dos situaciones a partir de su misma causa: DES ORGANIGRAMA.

 

La realidad cotidiana nos demuestra que es posible trabajar de manera desorganizada. No solo se sobrevive, sino que incluso (en algunos casos) se crece. No obstante, tengo la plena convicción de que el trabajo ordenado tiene mayores ventajas y facilita con creces el día a día empresarial.

 

 “…Dime tu puesto y te diré quién eres…” A partir de jugar con la similitud de un conocido refrán he generado la primera pregunta que formulo en cada una de mis entrevistas de consultoría: ¿Qué puesto ocupas?

 

Así de sencilla como parece, esconde muchísimas respuestas y hace aflorar notables gestualidades de sorpresa. Con frecuencia escucho: “… hago un poco de todo …”, “… soy un multiuso …”, “… estoy en varias partes de la empresa …”, “… desde que comencé a trabajar nunca me lo dijeron y me fui adaptando al día a día …”, “… que bueno sería saberlo …”.

 

Ahora bien, es momento de preguntárselo uno mismo: ¿Tengo un organigrama en mi empresa? ¿Lo conoce el resto de la estructura? ¿Es mental o lo tengo por escrito?

 

Mi primer consejo es dedicarle tiempo al diseño del tradicional y poco frecuente organigrama. No porque vaya a quedar muy bonito colgado en la oficina del Director, sino porque posee más de una finalidad y aporta beneficios inmensos en el corto plazo.

 

Existen diferentes versiones. Ninguna es mejor que otra. Cada organigrama varía según el tipo de empresa y su situación. En más de un caso puede ser una herramienta que se gestione en formas diversas y que cambie con el tiempo. Son tres tipos de ORGANIGRAMA los que recomiendo a continuación.

 

ORGANIGRAMA PIRAMIDAL

 

Un organigrama es la representación gráfica de la empresa. Cada puesto debe tener un nombre con objetivos y tareas bien determinadas, que deben estar ocupados en cada caso por personas específicas. El más común es el de tipo formato piramidal, sencillo de explicar y en un principio con mayor capacidad de adaptación a diferentes formatos de empresas. El mismo representa las relaciones jerárquicas y las competencias.

 

Entre sus principales beneficios se destaca la mejora en la comunicación interna. Cada puesto debe conocer a quién responde, como asimismo al equipo de trabajo que lidera o pueda llegar a liderar.

Según el nivel de la escala jerárquica en que nos situemos encontramos que las visiones y decisiones varían sus cualidades. Cuanto más arriba nos encontremos las mismas serán más generalistas; analizarán el aspecto amplio de los objetivos y marcarán el rumbo a seguir. Luego la gestión es delegada a puestos que se encuentran por debajo, que se encargan de trabajar en el detalle. Como lo dice el refrán, los primeros ven el bosque y los segundos el árbol. También según la escala nos encontraremos con otra característica: los puestos más altos se caracterizan por utilizar y decidir a partir de su criterio, mientras que en la base las políticas son las protagonistas.

Otra gran virtud es la clara comunicación de las promociones. Un gran método para mantener a los recursos en estado de entusiasmo. Las relaciones mejoran y las responsabilidades quedan en manos de protagonistas.

 

ORGANIGRAMA CIRCULAR

 

Desde hace ya varias años se escucha que muchas grandes empresas utilizan el concepto de trabajo a “puertas abiertas”. De este modo se hace mención a las mesas de trabajo compartidas sin importar el puesto que ocupa cada uno y se trata a la oficina como algo ya obsoleto. Más recientemente aparece el concepto de Organigrama Circular, basado en la premisa de igualar la jerarquía de los puestos, con líderes que puedan supervisar más de una Unidad de Negocio y con llegada a todas las posiciones por igual.

El formato coloca como principal protagonista en su dibujo al cliente, que está en el centro del organigrama. Dato no menor: por este motivo se generó la teoría del Marketing Centrípeto, que enseña que toda la fuerza de su movimiento se dirige hacia el centro de la circunferencia. Alrededor se encuentran los distintos puestos, sin importar su jerarquía, con una sola premisa: todos trabajan para el cliente. Quienes lo llevan a cabo entienden que su mayor virtud es no mostrar diferencias de estatus. Se requieren la fluidez de información y el espíritu resolutivo en todos los recursos.

 

ORGANIGRAMA FUNCIONAL

 

Es un tipo de organigrama que a menudo recomiendo a mis clientes cuando las áreas se pueden separar a partir de sus funciones. Cada departamento cuenta con un responsable que es “especialista” en una actividad concreta. Los recursos son agrupados por sus habilidades comunes, se clarifican los roles y se evita la duplicidad del trabajo. Vale aclarar que en el tiempo el modelo puede resultar monótono y rígido.

 

¿QUÉ NECESITO?

 organigrama

Seguramente sea éste el momento de comenzar de replantear el organigrama propio. Nótese bien: nada de lo mencionado en este artículo se podrá llevar a cabo si antes el líder no comprende la importancia de comenzar a respetar lo delegado en el resto de los puestos.

Al delegar entregamos responsabilidad y poder. Cada líder debe entender que a partir de ese momento será el primero en respetar los circuitos de comunicación del organigrama, con una nueva función: la de actuar a diario con el ejemplo y “bajar” en la escala de puestos del organigrama, sí y solo sí comprende que ello será para relacionarse con su equipo de trabajo desde su lado más humano y no para dar ordenes.

 Una vez logrado el organigrama de nuestra empresa, debemos entender que no es la única herramienta que define el orden total. Sólo resulta imprescindible como punto de partida para generar una cultura de trabajo más organizada, o sea: para generar bases sólidas a los fines de que nuestra organización logre ser incubadora de talentos, que los trabajadores sean más felices, que todos logren realizar sus actividades sin sentir la necesidad de que se lo repitan constantemente, y que, en consecuencia, no solo se atienda mejor al cliente final, sino que logremos recursos más productivos y creativos.

¿Cómo te sentirías si al entrar una persona nueva a tu empresa le pudieses mostrar el organigrama para ayudarlo a comprender claramente qué tiene que hacer? ¿Cómo crees que cambiaría el día a día si todos pudiesen responder con seriedad a preguntas clave como: ¿Qué puesto ocupas? ¿Cuáles son tus funciones? ¿Cuáles son tus objetivos?

Vos, ¿Estás trabajando para que tu cliente interno te vuelva a elegir?

 

Julián Gaita González.

juliangonzalez@setconsulting.com.ar

Consultor en estrategia y gestión de empresas especializado en el manejo del mundo PYME. Conferencista internacional. Socio en la Consultora Set Consulting Argentina. Director del Programa de Ventas en la Escuela de Negocios UCA – Argentina. Profesor de Evaluación y Preparación de Modelos de Negocios.

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